Privacy Verklaring

PRIVACY BELEID SCOUTING ST. STEPHANUS MARTINA

Scouting St. Stephanus Martina verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

PRIVACY VERKLARING SCOUTING NEDERLAND

In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting St. Stephanus Martina via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacy statement van scouting Nederland inzake het verwerken van persoonsgegevens is opgenomen in https://www.scouting.nl/privacy.

LIDMAATSCHAPSREGISTRATIE

De lidmaatschap registratie verloopt via www.stephanusmartina.nl. De gegevens worden via een webformulier in een beveiligde database op de webserver bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerders) en webmasters hebben enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie vanuit het webformulier op de webserver van Scouting Stephanus Martina verwijderd. Voor de privacy statement van Scouts Online verwijzen wij naar https://www.scouting.nl/privacy.

GEZONDHEIDSFORMULIEREN, ACTIVITEITEN EN KAMPEN

Scouting St. Stephanus Martina hecht veel waarde aan de een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/ vragenlijst die per activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

RELEVANTE GEZONDHEIDSINFORMATIE OPKOMSTEN

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie, zoals voedselallergieën of medicijngebruik. Scouting St. Stephanus Martina mag deze “bijzondere persoonsgegevens” niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschap registratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

REGISTRATIE ACTIVITEITEN

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruik gemaakt van een aanmeldformulier welke per e‑mail of op papier verstrekt wordt aan de ouders/verzorgers. De gegevens welke verstrekt worden, worden niet geregistreerd, maar zijn ter info voor het leidingteam. Na afloop van de (groeps)activiteit of kamp worden de verstrekte gegevens voor zover niet meer van toepassing vernietigd.

FINANCIËLE GEGEVENS

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden geregistreerd in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor de privacy statement van Scouts Online verwijzen wij naar https://www.scouting.nl/privacy. Naast de ledenadministrateur heeft eveneens de penningmeester van Scouting St. Stephanus Martina inzicht in de financiële gegevens.

CONTACTLIJSTEN

Iedere hoofdleider van een speltak heeft via Scouts Online toegang tot een ledenlijst van zijn of haar speltak. Voor de privacyverklaring van Scouts Online verwijzen wij naar https://www.scouting.nl/privacy. Daarnaast heeft iedere speltak de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders/verzorgers. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd. Het leidingteam heeft hiervoor ook een gedragscode ondertekend waarin zij bevestigen vertrouwelijk om te gaan met deze gegevens.

ONLINE MEDIA

Scouting St. Stephanus Martina maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante informatie met betrekking tot de vereniging wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief en er is een mogelijkheid voor een OPT-OUT. Op de website van Scouting St. Stephanus Martina (www.stephanusmartina.nl) worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen. Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

BEELDMATERIAAL

Scouting St. Stephanus Martina maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering voor de leden en ten behoeve van promotie van scouting St. Stephanus Martina. Deze foto’s en video’s kunnen worden gedeeld via sociale media (zoals facebook, Instagram, twitter, enz.) en met de leden. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. De verleende toestemming hiervoor is altijd in te trekken.

COMMUNICATIE

Het privacy beleid van Scouting St. Stephanus Martina is terug te vinden via www.stephanusmartina.nl. Daarnaast kan het privacy beleid opgevraagd worden via het secretariaat door te mailen naar: info@stephanusmartina.nl.

DATALEKKEN

Indien er sprake is van of een vermoeden van een datalek dan wordt dit conform het “protocol datalekken verwerkers” gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

RECHT OP VERGETELHEID (RTBF) EN INZAGE IN GEGEVENS (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting St. Stephanus Martina zo spoedig mogelijk op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@stephanusmartina.nl). Conform het privacy beleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.